1 الغرض ومراتب المصادر
تنظم السياسة معرفة الالتزامات والتراخيص والتقارير والمراسلات والتفتيش والتغير التشريعي. يقدم القانون والقرار الحكومي الساري على النظام الأساسي ثم القرارات المؤسسية ثم السياسات المعتمدة؛ وتعامل المواد الداخلية القديمة تاريخيًا. لا يعد وجود ملف في المكتبة إثباتًا لاستمرار نفاذه أو انطباقه على الجمعية.(1)
2 سجل الالتزامات
يقيد لكل التزام النص الرسمي ورقمه وتعديلاته ونطاقه وتاريخ نفاذه والمالك والموعد ودليل التنفيذ والجهة. يميز الالتزام القانوني عن الضابط الداخلي والممارسة الموصى بها. يحدد مالك كل ملف مسار تقديمه وبديله، وينشأ تنبيه قبل الموعد بوقت يكفي للمراجعة والاعتماد.
3 التراخيص والتصاريح
تراجع صلاحية ترخيص الجمعية ومقرها وفروعها وأنشطتها وتعييناتها والحسابات البنكية قبل التصرف. لا يستخدم تصريح تبرعات تاريخي لإثبات صلاحية حملة جديدة. يقدم طلب التجديد أو التغيير في مهلة النص المنطبق ويحتفظ بإثبات القبول والقرار، ولا تعد شاشة الدخول أو رفع الطلب موافقة نهائية.(2)
4 التقارير والمراسلات
تراجع صحة المحاضر والقوائم والبيانات قبل إرسالها من المخول، وتحفظ نسخة موقعة وإثبات التسليم والملاحظات والردود. تشمل المتابعة محاضر الجمعية العمومية وقراراتها والتقارير المالية والأنشطة والتغييرات الواجب إخطارها. لا يوقع الموظف نيابة عن ممثل نظامي دون تفويض صالح.
5 التفتيش والتغير القانوني
يعين منسق يثبت هوية المفتش وطلبه ويتيح الوثائق في حدود الصلاحية دون حجب غير مشروع أو إفشاء زائد. يقيد المطلوب وما سلم والنواقص وخطة الإقفال، ويحفظ الأصل. عند تغير التشريع تقيم آثاره على العقود والسياسات والأنظمة والتدريب، وتطبق القاعدة الأعلى من تاريخ نفاذها ويعرض تعديل الوثيقة لصاحب الصلاحية.
6 التعارض والإقفال
تسجل المسألة غير المحسومة «يتطلب مراجعة قانونية» مع السؤال والمصدر والأثر والمالك والإجراء المؤقت، ويوقف فقط التصرف الذي يتوقف جوازه عليها. لا يثبت الالتزام مكتملًا إلا بدليل أداء أو موافقة حيث تلزم؛ ولا تعادل السياسة المكتوبة دليل تطبيق. يرفع للمجلس تقرير دوري بالمتأخرات والمخاطر والإجراءات التصحيحية.
المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة
-
المرسوم بقانون اتحادي رقم (50) لسنة 2023 في شأن تنظيم مؤسسات النفع العام، واللائحة التنفيذية بقرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025؛ تشريعات دبي المنطبقة على الجمعية. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.
-
النظام الأساسي المعتمد للجمعية لسنة 2026، المواد (8) و(20) و(39) و(84) إلى (86) و(93) إلى (96) بحسب موضوع الالتزام. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.