1 الغرض والنطاق
تضبط السياسة التحصيل والإيداع والدفع والتوقيع والسلفة المستديمة، وتشمل الحسابات البنكية والبوابات الإلكترونية. يحظر استخدام الحساب الشخصي لاستلام أموال الجمعية أو صرفها، أو مشاركة رمز التحقق أو وسيلة التوقيع.(1)
2 فتح الحساب والتوقيعات
يقدم طلب الحساب إلى السلطة المختصة بأسماء المخولين والبنك والفرع والمستندات المطلوبة؛ ولا يفتح قبل شهادة عدم الممانعة. تكون الحسابات باسم الجمعية، والعملة الأجنبية تستلزم الموافقة المقررة. تخطر السلطة بالتفاصيل خلال (10) أيام عمل من الفتح وكل تغيير وفق اللائحة التنفيذية الأعلى.
تراجع صلاحية شهادات الحساب والمخولين حتى نهاية الترخيص أو تغيرهم، وتطلب شهادة التحديث عند اللزوم. يوقع الرئيس أو نائبه المفوض وأمين الصندوق على الصرف وفق النظام الأساسي وبشخصين؛ ويجب أن تعكس المنصة البنكية الرقابة الثنائية نفسها.
3 التحصيل والإيداع
يصدر إيصال قبض رسمي مرقم بثلاث نسخ ورقية أو إلكترونية: للدافع، ولكشف المقبوضات، ولحفظ المحاسب. يميز التبرع عن الرسم والإيراد ويثبت المصدر والغرض. تودع الأموال النقدية في حساب الجمعية قبل الصرف منها، ولا تخصم المصروفات مباشرة من الحصيلة.
يطابق المحاسب بوابة التحصيل مع البنك والإيصالات، ويسجل الإجمالي والرسوم والاسترداد منفصلة. يعالج المبلغ غير المعروف أو المكرر أو المشتبه فيه عبر الامتثال والتبرعات، ولا يعاد لطرف آخر أو لحساب مختلف دون فحص موثق.(2)
4 الدفع والمطابقة
يفحص طلب الدفع والفاتورة والاستلام والميزانية والصلاحية والحساب المستفيد. تؤكد تغييرات حساب المورد باتصال مستقل عبر بيانات موثوقة سابقة. ينشئ موظف العملية ويعتمدها المخولان، ويحفظ إشعار البنك ويربط بالسند.
تجرى مطابقة بنكية شهرية بواسطة شخص غير منفذ الدفع متى أمكن، وتراجع الفروق والمبالغ المعلقة والشيكات. لا يستخدم الشيك الموقع على بياض ولا يعتمد الدفع بناء على رسالة عاجلة وحدها. تبلغ محاولة الاحتيال فورًا.
5 السلفة المستديمة
تمنح بقرار المجلس في بداية السنة بحد أقصى (5000) درهم، باسم أمين عهدة محدد. تخصص للنفقات العاجلة والضرورية في البابين الثالث والرابع، ولا تصرف منها الرواتب أو أغراض أخرى. لا تتجاوز الفاتورة الواحدة (500) درهم للمشتريات أو الخدمات والأعمال الصغيرة، ويحظر التجزئة.
تستعاض بفواتير أصلية وسندات لكل باب يعدها أمين العهدة ويوقعها المحاسب ويعتمدها الآمر بالصرف. يجرد الرصيد في نهاية آخر يوم عمل من كل أسبوع، وتوثق الفروق وتحقق. تسوى السلفة وتسلم عند تغير أمين العهدة أو انتهاء الغرض.
6 الإقفال والرقابة
يحدد المجلس بدائل المخولين ضمن السند النظامي قبل الغياب ولا تتبادل كلمات المرور. يحفظ سجل الحسابات والشهادات والتوقيعات والبوابات والسلف والمطابقات. يغلق الحساب بعد تسوية التزاماته واستكمال موافقات السلطة والبنك وتوثيق التحويل والإغلاق.
المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة
-
النظام الأساسي المعتمد للجمعية لسنة 2026، المواد (50) و(56) إلى (60). تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.
-
قرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025، اللائحة التنفيذية لتنظيم مؤسسات النفع العام، المادة (15) بشأن الحسابات البنكية. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.