1 الغرض والتصنيف
تنظم السياسة إنشاء السجلات وقيدها وحفظها وإتاحتها واسترجاعها وإتلافها، في الورق والأنظمة. يصنف كل سجل إداريًا أو ماليًا أو صحيًا أو متعلقًا بالموارد البشرية أو الامتثال، ويحدد مالكه وموقعه وصلاحياته ومدته وسندها.(1)
2 السجلات الإلزامية
تحفظ سجلات الأعضاء ومحاضر المجلس والجمعية العمومية المعتمدة والتقارير والأنشطة والمشروعات الخارجية والنظام الأساسي والقرارات والتعاميم والهيكل والعقود والاتفاقيات والتصاريح وملفات العاملين والصادر والوارد والأنظمة.
تحفظ الدفاتر المالية والفواتير والأصول وسجلات المتبرعين والتبرعات والمنح والقبض والصرف والموازنات والحسابات الختامية والتدقيق ومحاضر الجرد. تشمل المطبوعات والسجلات بيانات اسم الجمعية ورقم وتاريخ إشهارها وترخيصها وفق المتطلبات، من مستندات موثقة دون تخمين.
3 الاحتفاظ وبداية المدة
الحد الأدنى للسجلات الإدارية (5) سنوات، وللمالية (10) سنوات، ولا يتم الإتلاف بعدهما إلا بموافقة السلطة المختصة. يطبق أي حد أطول يوجبه تشريع خاص أو نزاع أو طلب رقابي. تحفظ وثائق التأسيس والملكية والقرارات الجوهرية بصفة دائمة كضابط داخلي.
يحدد الجدول بداية كل مدة بحسب الحدث: إقفال السنة أو انتهاء العلاقة أو العقد أو آخر إجراء، بعد التحقق من النص المنطبق. لا تعمم بداية واحدة على جميع السجلات، ولا يستنتج من انقضاء مدة عامة جواز حذف بيانات صحية تخضع لمدة خاصة.(2)
4 الحفظ والحجية
تستخدم أسماء ورموز وإصدارات واضحة وسجل حركة وصلاحيات وصول، مع نسخ احتياطي واختبار الاسترجاع. تحفظ الأصول دون تغيير، وتربط النسخة الممسوحة بأصلها، وتراعى متطلبات حجية السجل والتوقيع الإلكتروني. لا تعد الصورة وحدها بديلًا مقبولًا لكل أصل قانوني.
5 التجميد والإتلاف
عند نزاع أو تحقيق أو شكوى أو طلب رسمي يصدر أمر حفظ يحدد السجلات ويبلغ التقنية والمالكين ويوقف الإتلاف الآلي واليدوي. يرفع التجميد فقط بقرار موثق ممن يملك ذلك بعد التحقق من انتهاء السبب.
يعد مالك السجل كشف الإتلاف بسند المدة ونهايتها وتحقق عدم وجود تعليق، ويراجعه أمين السر والمالية والخصوصية بحسب النوع. تستكمل موافقة السلطة المختصة ثم ينفذ إتلاف آمن يمنع الاسترجاع، بمحضر يثبت القائمة والطريقة والمنفذ والمراجع.
6 الإتاحة والتسليم
يقيد طلب الاطلاع والتصدير مع التحقق من الصفة والغرض والبيانات الدنيا. يراعى حق العضو والجهة الرقابية دون كشف غير لازم لبيانات الغير. عند انتهاء الخدمة أو النظام أو العقد تسلم السجلات وفهارسها وتختبر قراءتها قبل إلغاء الوصول أو إيقاف الخدمة.
المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة
-
قرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025، اللائحة التنفيذية لتنظيم مؤسسات النفع العام، المادة (8) بشأن أنواع السجلات والاحتفاظ وموافقة الإتلاف. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.
-
النظام الأساسي المعتمد للجمعية لسنة 2026، المادتان (24) و(86)؛ والمرسوم بقانون اتحادي رقم (46) لسنة 2021 بشأن المعاملات الإلكترونية وخدمات الثقة. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.