لائحة المشتريات وإدارة العقود

1 الأحكام العامة ونطاق التطبيق(1)

1.1 الغرض

تنظم هذه اللائحة شراء السلع والخدمات والأعمال للجمعية، من تحديد الاحتياج حتى إقفال العقد، بما يحفظ الأموال وحقوق المستفيدين ويحقق المنافسة العادلة والقيمة مقابل التكلفة. تسري على العاملين واللجان والمتطوعين ومن يكلف بأي مرحلة من الشراء، وعلى المشتريات الممولة من الموارد العامة أو الأموال المقيدة أو المنح.

1.2 حدود النشاط

لا تعد الموافقة على شراء خدمة موافقة على منح مساعدة لمستفيد، ولا ترخيصًا للجمعية بممارسة نشاط طبي أو جمع تبرعات. تعتمد أهلية المساعدة وتخصيصها في مسارها المختص، ثم ينفذ الشراء وفق هذه اللائحة. لا يجوز ربط التبرع بترسية عقد لمصلحة المتبرع أو طرف ذي صلة.

1.3 المرجعيات

تقدم التشريعات السارية والقرارات التنظيمية المختصة، ثم النظام الأساسي لسنة 2026 وقرارات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة، ثم هذه اللائحة. يعمل بها من تاريخ الاعتماد والنفاذ المبين في بيانات الوثيقة. تحل محل الأحكام الداخلية القديمة في موضوعها دون المساس بالتزام تعاقدي قائم أو حكم أعلى.

1.4 طبيعة الأحكام

حدود طرق الشراء والسلفة الواردة هنا مستمدة من النظام الأساسي. أما توزيع العمل والأوزان ومدد المتابعة التي تنص اللائحة على أنها ضوابط داخلية فهي قواعد تنظيمية للجمعية. لا تقدم باعتبارها نسبًا أو مهلًا فرضها القانون.

2 النطاق القانوني والإحالة إلى ضوابط دبي(2)

2.1 الإحالة المحلية

تحيل المادة (59) من النظام الأساسي إلى الضوابط والإجراءات المقررة في الإمارة، وتحيل المادة (61) إلى ضوابط الجهات الحكومية في دبي بشأن المخازن والمستودعات. يعتمد مسؤول الامتثال سجلًا يحدد النص المحلي المنطبق والجهة المختصة وسند تطبيقه على الجمعية قبل استعمال أي صلاحية أو استثناء حكومي.

2.2 حدود الصفة المؤسسية

لا يكفي وصف الجمعية بأنها شبه حكومية لاعتبارها جهة حكومية في جميع التشريعات. يراجع قانون دبي رقم (12) لسنة 2020 وتعديلاته في ضوء تعريف الجهة الحكومية ونطاق التطبيق والإحالة الواردة بالنظام الأساسي. لا تنتقل صلاحيات المدير العام الحكومي أو لجان الحكومة إلى مدير الجمعية تلقائيًا. نطاق الإحالة التفصيلي: يتطلب مراجعة قانونية.

2.3 التشريعات الحديثة

تراعى تعديلات قانون دبي رقم (10) لسنة 2026، ومنها استبدال المادة (76) الخاصة بتأخر توريد المواد، عند ثبوت انطباقها. وتراجع الشروط المدنية للعقود في ضوء المرسوم بقانون اتحادي رقم (25) لسنة 2025 النافذ من 2026-06-01. لا تستخدم أرقام مواد القانون المدني الملغى في عقود جديدة باعتبارها السند الساري.

2.4 حسم المسائل

إذا اختلف حكم هذه اللائحة مع نص أعلى، يوقف الإجراء محل التعارض ويعد مسؤول الامتثال مذكرة تحدد النصين والأثر والحل المطلوب. لا تكفي موافقة مجلس الإدارة لتجاوز نص ملزم أو تعديل النظام الأساسي دون الطريق المقرر. تستمر الإجراءات الأخرى التي لا تتأثر بالمسألة.

3 التعريفات وقيمة العملية(3)

3.1 المصطلحات

طلب الشراء وثيقة داخلية لإثبات الاحتياج والتمويل. أمر الشراء وثيقة موجهة للمورد تحدد الالتزام بعد اعتماده. الترسية قرار اختيار العرض. العقد هو الاتفاق الملزم مع ملاحقه. مالك العقد هو المكلف بمتابعة التنفيذ. القبول الفني إثبات مطابقة التوريد أو المخرجات، ويختلف عن مجرد تسلم الطرد أو الفاتورة.

3.2 القيمة التقديرية

تحسب قيمة العملية على أساس الاحتياج المتكامل طوال مدته، بما يشمل البنود والخيارات والتجديدات المتوقعة والشحن والتركيب والتدريب والصيانة والتكاليف اللازمة للاستفادة. تعتمد المالية تقديرًا موثقًا من دراسة السوق أو سوابق قابلة للمقارنة، دون كشف السعر التقديري للموردين على نحو يخل بالمنافسة.

3.3 الضريبة والعملة

يفصل صافي السعر عن الضريبة والتكاليف الإضافية. يحفظ سعر الصرف وتاريخه ومصدره عند مقارنة عملات مختلفة. إلى حين حسم أساس احتساب حدود المادة (59)، يستخدم الإجمالي الشامل للضريبة كضابط احترازي داخلي، ولا يستبعد أثر الضريبة لاختيار مسار أقل رقابة. لا تعني قابلية استرداد ضريبة المدخلات تلقائيًا خفض قيمة الالتزام التعاقدي.

3.4 منع التجزئة

يحظر تقسيم احتياج واحد بين طلبات أو فواتير أو موردين أو فترات بهدف النزول عن حد مالي أو تجنب الموافقات. يجوز تقسيم العملية إلى حزم فنية أو جغرافية لأسباب موضوعية معلنة، مع احتساب مجموعها عند اختيار الطريقة وتوثيق سبب التقسيم.

4 المسؤوليات واللجان والتفويض(4)

4.1 مجلس الإدارة

يعتمد المجلس الخطة والقواعد التنفيذية وتشكيل لجان الشراء والتقييم والاستلام بحسب الحاجة. يعتمد اختيار الطريقة والترسية والتعاقد والتغيير في حدود اختصاصه أو تفويض مكتوب صحيح. عند غياب تفويض معتمد، ترفع الترسية والالتزامات إلى المجلس؛ لا تنشئ هذه اللائحة سقف صرف مستقلًا للمدير.

4.2 الإدارة والمشتريات

ينظم مدير الجمعية الاحتياجات ومواعيدها ويسمي مالك العقد. يتولى مسؤول المشتريات إعداد مستندات الدعوة والتواصل الرسمي وسجل العروض وملف العملية. لا يغير المواصفات أو التقييم أو السعر الفائز من تلقاء نفسه، ولا يعد توقيعه الإداري اعتمادًا ماليًا.

4.3 المالية والامتثال

يتحقق أمين الصندوق والمالية من الموازنة والرصيد المتاح وقيود التمويل والتكلفة والضريبة ومطابقة مستندات الدفع. يراجع مسؤول الامتثال الترخيص والتعارض والعناية الواجبة والمسائل التنظيمية، ويطلب مراجعة قانونية للعقود عالية المخاطر أو غير القياسية.

4.4 تشكيل اللجان

كضابط داخلي، تتكون لجنة التقييم من ثلاثة أعضاء على الأقل متى توافرت الكوادر، بينهم مختص فني وممثل مالي وعضو مستقل عن طالب الشراء. يحدد قرار التشكيل الرئيس والأعضاء والبدلاء والنصاب والمهمة. توثق الآراء المخالفة والتنحي، ولا يعتد بتقييم عضو ذي مصلحة.

4.5 فصل المهام

يفصل قدر الإمكان بين طلب الشراء وإجراء المنافسة واعتمادها واستلامها وصرف قيمتها. عند قلة العاملين توثق الرقابة البديلة، كفحص عضو مجلس غير مشارك ومحضر قبول مستقل. لا يجمع شخص واحد منفردًا طلب العملية واعتمادها واستلامها واعتماد دفعها. يراجع المدقق العملية لاحقًا دون تولي تنفيذها.

5 النزاهة وتعارض المصالح(5)

5.1 الإفصاح والتنحي

يقدم جميع المشاركين إقرار الاستقلال قبل الاطلاع على العروض، ويحدثونه فور ظهور علاقة عائلية أو مهنية أو مالية أو منفعة محتملة. يمتنع صاحب التعارض عن إعداد المواصفة أو التواصل أو التقييم أو التصويت، ويثبت اسمه وسبب التنحي والبديل في المحضر وفق سياسة تعارض المصالح.

5.2 الهدايا والتواصل

يحظر طلب أو قبول منفعة مرتبطة بالشراء، وتسجل العروض غير المقبولة من الهدايا والضيافة. يكون التواصل عبر القنوات المؤسسية المحددة، وتعمم الاستفسارات والإجابات المؤثرة على جميع المتنافسين في الوقت نفسه. لا تسلم أسعار منافس أو أسراره لمورد آخر.

5.3 الأطراف ذات الصلة

يفصح المورد عن الملاك والمستفيد الحقيقي والعلاقات ذات الصلة بالجمعية بحسب طبيعة الشخص الاعتباري والمخاطر. لا تمنح العلاقة أفضلية، ولا تعالج بمجرد الحصول على عروض صورية. يخضع أي تعاقد ذي صلة لفحص قانوني وقرار مستقل من صاحب الاختصاص مع تحقق المصلحة والسعر العادل.

5.4 الاشتباه

عند الاشتباه في تواطؤ أو رشوة أو فواتير وهمية أو تغيير غير مشروع للحساب البنكي، تحفظ الأدلة وتوقف الخطوة المعرضة للخطر ويخطر مسؤول الامتثال والإدارة المختصة. تتبع إجراءات إخطار الوزارة والجهات المختصة وفق السياسة المعتمدة والتعليمات النافذة، مع السرية وعدم تنبيه الطرف المشتبه به على نحو يضر بالإجراء.

6 التخطيط والاعتماد المالي(6)

6.1 الخطة السنوية

تجمع الإدارات احتياجاتها قبل إعداد الموازنة، وتحدد وصف العملية والكمية والتكلفة التقديرية ومصدر التمويل وموعد الاستخدام والطرح والمسؤول. تراجع المشتريات المخزون والعقود القائمة وفرص تجميع الاحتياجات، وتعرض الخطة على المالية ثم المجلس.

6.2 حجز المبلغ

لا يطرح التزام قابل للترسية دون تحقق الاعتماد المالي. يجوز استطلاع السوق غير الملزم مع بيان صفته بوضوح. تسجل المالية المبلغ المحجوز للطلب ثم الالتزام المعتمد عند التعاقد وتمنع احتساب المبلغ نفسه كرصيد متاح لطلب آخر.

6.3 الأموال المقيدة والسنوات المتعددة

لا يشترى من مال مقيد إلا لما تسمح به شروط تخصيصه والقانون. تراعى المادة (52) بشأن المصروفات والالتزام عبر السنوات وموافقة الجمعية العمومية والاستثناءات الواردة فيها. لا تفسر عبارة عقود الاستخدام لتشمل أي اشتراك رقمي دون مراجعة قانونية.

6.4 المراجعة الدورية

تراجع الخطة كل ثلاثة أشهر كإجراء داخلي، وتوثق الإضافات والتأجيلات وأسباب الانحراف عن التكلفة أو الموعد. لا تعالج الموافقة اللاحقة مخالفة وقعت قبلها، ويبلغ المجلس بالالتزام غير المصرح به مع خطة تصحيحه.

7 طرق الشراء وحدودها(7)

7.1 الطرق المقررة

تطبق طرق المادة (59) من النظام الأساسي: المسابقة لأعمال التصاميم والنماذج والرسومات ذات الطبيعة الفنية؛ الأمر المباشر للضرورة القصوى مع المصدر الوحيد بما لا يتجاوز 50,000 درهم؛ العروض المباشرة لما يزيد على 50,000 وحتى 200,000 درهم؛ الممارسة لما يزيد على 200,000 وحتى 500,000 درهم؛ والمناقصة العامة أو المحدودة لما يزيد على 500,000 درهم.

7.2 الشراء الصغير المعتاد

العملية التي لا تتجاوز 50,000 درهم ولا تجتمع فيها الضرورة القصوى والمصدر الوحيد، ولا تدخل في السلفة الصحيحة، لا تمنح إذنًا عامًا بالشراء المباشر. يسجل طلبها ويستكمل بحث السوق والتمويل، ثم تحال طريقة تنفيذها لمسؤول الامتثال والمراجعة القانونية لتحديد الضابط المحلي الصحيح قبل الالتزام. لا يخترع الموظف استثناء ولا يقسم الفاتورة لتجاوز هذه المسألة.

7.3 طلب تحديد الطريقة

يرفق بالطلب تقدير إجمالي القيمة والأساس النظامي للطريقة والموافقات اللازمة. إذا تغيرت القيمة قبل الترسية بما ينقلها إلى شريحة أخرى، تعاد مراجعة الطريقة والمنافسة ولا تعتمد الشريحة السابقة لمجرد بدء الإجراءات عليها.

7.4 الوسائل الإلكترونية

يجوز استخدام التبادل الإلكتروني الموثق لحفظ الدعوات والعروض والموافقات وفق الضوابط المنطبقة. لا تعد رسالة غير معتمدة أو موافقة شفوية أمر شراء. تضبط صلاحيات المجلدات وتوقيت الفتح والنسخ والسجل الإلكتروني، وتستخدم التواقيع المعتمدة عند الحاجة.

• القيمة أو الحالة: حتى 500 درهم للفاتورة

• الطريقة والضابط: السلفة فقط عند استيفاء المادة (60)

• القيمة أو الحالة: حتى 50,000 درهم

• الطريقة والضابط: أمر مباشر فقط باجتماع الضرورة القصوى والمصدر الوحيد

• القيمة أو الحالة: أكثر من 50,000 وحتى 200,000

• الطريقة والضابط: العروض المباشرة

• القيمة أو الحالة: أكثر من 200,000 وحتى 500,000

• الطريقة والضابط: الممارسة

• القيمة أو الحالة: أكثر من 500,000

• الطريقة والضابط: المناقصة العامة أو المحدودة

• القيمة أو الحالة: تصميم أو نموذج أو رسم فني

• الطريقة والضابط: المسابقة وفق المادة (59)

• القيمة أو الحالة: شراء صغير خارج الحالات السابقة

• الطريقة والضابط: تحديد الطريقة قانونيًا قبل الالتزام

8 طلب الشراء والمواصفات

8.1 اكتمال الطلب

يعبأ نموذج طلب الشراء بوصف الحاجة ومبررها والمستخدم والكمية والوحدة والموعد ومكان التسليم ومصدر التمويل والتكلفة المتوقعة. يثبت فحص المخزون والعقد القائم والبدائل وإمكانية الإصلاح أو الاستئجار، ويوقع طالب الشراء ورئيسه والمالية.

8.2 المواصفة المحايدة

تكتب المواصفات بوصف الأداء والوظيفة والجودة والنتيجة المطلوبة ومعيار القبول. لا توجه إلى علامة تجارية إلا لسبب فني موثق، مع قبول المكافئ حيث يجوز. تحدد التوافقية والتراخيص وقطع الغيار والتدريب والضمان ومتطلبات السلامة وإمكانية الوصول.

8.3 الخدمات والأعمال

تحدد الخدمات بمخرجات قابلة للقياس ومراحل تسليم ومسؤوليات ومدد استجابة ومعايير قبول. تبين الأعمال الموقع والكميات والمخططات والتصاريح والسلامة والإشراف ومعالجة العيوب. لا تستخدم عبارة خدمات حسب الحاجة دون حد أو آلية طلب واعتماد.

8.4 اعتماد المواصفة

يعتمد المختص الفني المواصفة قبل الدعوة، وتراجع المالية شروط التسعير والدفع. أي تعديل جوهري بعد إرسال الدعوة يبلغ لجميع الموردين مع مهلة متكافئة، أو تعاد الدعوة إذا مس أساس المنافسة.

9 تسجيل الموردين والعناية الواجبة(8)

9.1 الملف الأساسي

يجمع نموذج المورد الاسم القانوني والرخصة والنشاط وعنوان العمل والمخول بالتوقيع ووسائل الاتصال المؤسسية والرقم الضريبي إن وجد والحساب البنكي باسمه. يتحقق من صلاحية الرخصة وملاءمتها للتوريد، ومن صحة التفويض، دون جمع بيانات شخصية زائدة.

9.2 المخاطر والتحقق

تتناسب العناية الواجبة مع قيمة العملية وطبيعتها وبلد المورد وطريقة الدفع ومؤشرات الخطر. يفحص الترخيص والسجل المهني والمراجع والقدرة المالية والفنية وحقوق الملكية عند الحاجة. يراجع فحص قوائم العقوبات الرسمية والملكية والسيطرة وفق السياسة المختصة؛ لا يعد تشابه الاسم وحده تطابقًا مؤكدًا.

9.3 الحساب البنكي

يتحقق من الحساب عبر شهادة أو مستند مصرفي موثوق، ومن أي تغيير بطريق اتصال مستقل بجهة اتصال سبق التحقق منها. لا تعتمد تعليمات تغيير الحساب الواردة بالبريد وحدها، ولا يدفع لحساب شخصي بدل حساب المورد الاعتباري دون سند قانوني وفحص معتمد.

9.4 القبول والتحديث

التسجيل لا يضمن الترسية ولا يعفي من فحص العملية. يجدد الملف عند انتهاء الرخصة أو تغير الملكية أو الحساب أو ظهور مؤشر خطر، وعلى الأقل قبل تعاقد جديد. توثق أسباب التعليق أو الاستبعاد ومدتهما ومراجعة القرار، مع إتاحة التظلم وعدم نشر بيانات اتهامية.

10 الدعوة وتلقي العروض

10.1 حزمة الدعوة

تتضمن الدعوة الرقم والموضوع والمواصفات والكميات ونموذج الأسعار والعملة والضرائب وموعد ومكان التسليم وصلاحية العرض وشروط الدفع والضمان ومعايير التقييم وشروط الأهلية وآخر موعد للاستفسار والتقديم وقناة التظلم. ترفق الشروط التعاقدية الأساسية قبل تسعير المورد.

10.2 عدد العروض والمهلة

كضابط داخلي في الطرق التنافسية، توجه الدعوة إلى ثلاثة موردين مؤهلين مستقلين على الأقل متى توافر السوق، وتسجل الدعوات والاعتذارات. لا يصطنع عرض لاستكمال العدد. تقترح المشتريات مهلة مناسبة للتعقيد وتثبتها في الدعوة، مع مراعاة أي مدة نظامية أعلى؛ تقليل المهلة يستلزم سببًا وموافقة قبل الدعوة.

10.3 السرية والإقفال

تحفظ العروض في بريد أو مساحة مؤسسية مقيدة الوصول، مع سجل بالوصول والتوقيت والمرفقات. في العمليات التي تتطلب فصلًا فنيًا وماليًا يقدم ملفان منفصلان. لا تفتح الأسعار قبل انتهاء التقييم الفني حيث تقرر ذلك في الدعوة.

10.4 العروض المتأخرة أو المعدلة

يثبت وقت الوصول، وتطبق قاعدة التأخير والسحب والتعديل المعلنة بالتساوي. لا يقبل تعديل بعد الإقفال يغير المنافسة لصالح مورد معين. إذا حدث عطل مؤسسي مؤثر توثق الوقائع ويعلن تمديد عادل قبل فتح العروض أو تعاد الدعوة بحسب الحالة.

10.5 جلسة الفتح

تعد لجنة الفتح محضرًا بأسماء الحاضرين والعروض والمستندات والضمانات والتحفظات دون الحكم الفني السابق لأوانه. تحفظ النسخ الأصلية ولا تمحى الأسعار أو الملاحظات. يوقع المحضر وتربط مرفقاته بالعملية.

11 العروض المباشرة والممارسة والمناقصة والمسابقة(9)

11.1 العروض المباشرة

يطلب تسعير موحد من الموردين المؤهلين ضمن الشريحة النظامية، وتقارن العروض المكتملة على أساس واحد. توثق أسباب قلة العروض وأثرها على عدالة السعر، ولا تتحول العملية تلقائيًا إلى أمر مباشر عند تلقي عرض واحد.

11.2 الممارسة

تعد لجنة مختصة جلسات تفاوض موثقة مع الموردين وفق شروط معلنة ومتكافئة، وتحدد آخر عرض نهائي وموعده. لا تكشف أسعار المنافسين أو تغير المتطلبات الجوهرية سرًا. تحفظ محاضر الجلسات والنتائج وتبرير اختيار العرض النهائي.

11.3 المناقصة

يحدد سند اختيار المناقصة العامة أو المحدودة ويعتمد قبل الطرح. توثق وسيلة الإعلان أو معايير القائمة المدعوة وضمان عدم حصر السوق بغير سبب مشروع. تتبع ضوابط الإمارة المنطبقة بشأن الإعلان والمهل والضمانات، ولا تستنسخ اشتراطات الصحف أو المدد من اللائحة التاريخية دون تحقق من سريانها.

11.4 المسابقة

تشكل اللجنة الفنية بقرار المجلس، وتحدد المطلوبات ومعايير التحكيم والجوائز وحقوق استعمال الأعمال والملكية الفكرية وموعد التسليم قبل الإعلان. لا يفترض انتقال حقوق التصاميم للجمعية بمجرد استلامها؛ تنظم شروط المسابقة الترخيص أو التنازل الصحيح.

12 التقييم الفني والمالي والترسية

12.1 الأهلية أولًا

يفحص استيفاء الشروط الإلزامية والترخيص والمواصفات الجوهرية وصلاحية العرض والتعارض. يسجل سبب كل استبعاد، ويميز بين نقص توضيحي يمكن استكماله دون تغيير جوهري وبين إخلال لا يقبل التصحيح بعد الإقفال.

12.2 منهج السلع القياسية

في السلع ذات المواصفات المحددة، يكون الاختيار للأقل تكلفة مقيمة بين العروض المستوفية فنيًا وشروطًا، ما لم تحدد الدعوة منهجًا آخر مبررًا. تشمل المقارنة تكلفة دورة الاستخدام المطلوبة، ولا يكفي سعر الوحدة إذا استبعد الشحن أو الصيانة أو الترخيص.

12.3 منهج الخدمات النوعية

تعتمد اللائحة كمنهج داخلي افتراضي للخدمات النوعية وزنًا فنيًا 60% وماليًا 40% وحد اجتياز فني 70 من 100. يوزع الفني على جودة المنهج والمخرجات 40%، وكفاءة الفريق والخبرة 30%، وخطة التنفيذ 20%، وضمان الجودة والدعم 10%. يجوز اعتماد أوزان مختلفة مبررة قبل الدعوة، ولا تغير بعد فتح العروض.

12.4 طريقة الحساب

تمنح درجات المعايير الفنية من 0 إلى 100 مع سبب ودليل لكل درجة، ثم تجمع بعد ضربها في أوزانها. الدرجة المالية تساوي أقل تكلفة مقيمة مؤهلة مقسومة على تكلفة العرض المؤهل مضروبة في 100. النتيجة النهائية هي الفني مضروبًا في وزنه مضافًا إليه المالي مضروبًا في وزنه. لا يدخل العرض غير المؤهل في تحديد أقل سعر للمقارنة.

12.5 التعادل والأسعار غير المعتادة

يفحص السعر المنخفض بصورة غير معتادة بمطالبة المورد بتفسير واقعي للموارد والجودة والالتزامات. لا يستبعد لمجرد انخفاضه. عند التعادل تطبق قاعدة الدعوة، مثل أفضل فني ثم أقصر تسليم موثق؛ إذا لم توجد قاعدة مناسبة يطلب عرض نهائي متكافئ أو يعاد الطرح وفق الضوابط، ولا تختار القرعة أو تقسيم العقد دون سند.

12.6 تقرير الترسية

يرفق التقرير بمحضر الفتح والتقييم والتوضيحات ومقارنة التكلفة والتمويل والعناية الواجبة والتعارض والتحفظات. يحدد الفائز والقيمة والنطاق والمدة وسبب الأفضلية وشروط ما قبل التوقيع. لا يشكل ترتيب Excel قرار ترسية أو إذن دفع؛ يعتمد صاحب الاختصاص القرار كتابة.

13 المصدر الوحيد والضرورة والعرض الواحد والإلغاء(10)

13.1 إثبات المصدر الوحيد

يقدم تقرير فني ودراسة سوق ومستند حصري صحيح أو سبب موضوعي يثبت عدم وجود بديل مقبول. لا تكفي رغبة المستخدم أو التعامل السابق أو ضيق الوقت الناتج عن تأخر التخطيط. تثبت الضرورة القصوى بصورة مستقلة، ويجب اجتماع الشرطين وحد القيمة لتطبيق الأمر المباشر الوارد بالنظام الأساسي.

13.2 تقييم السعر

حتى مع المصدر الوحيد، تفحص معقولية السعر من تكلفة سابقة معدلة أو أسعار منشورة أو تقدير فني مستقل، وتوثق المفاوضة والحد الأدنى الضروري من النطاق. لا يوسع الاستثناء إلى احتياجات اعتيادية يمكن تأجيلها للمنافسة.

13.3 العرض الوحيد

عند ورود عرض واحد في منافسة، تثبت الدعوات والمدة وسبب عدم المشاركة، وتراجع المواصفات لمعرفة إن كانت مقيدة. يقرر صاحب الاختصاص الإعادة أو قبول العرض بعد تحقق السند المنطبق والقيمة العادلة وعدم الإضرار بالمنافسة؛ لا يوجد قبول تلقائي بسبب استيفاء الشكل.

13.4 الإلغاء وإعادة الطرح

يجوز اقتراح الإلغاء لأسباب موثقة كتغير الاحتياج أو غياب التمويل أو عيب جوهري في الدعوة أو عدم وجود عرض مناسب، ويعتمد القرار قبل إخطار الموردين. تعاد التأمينات حيث تستحق، وتحفظ أسباب الإلغاء، ولا يستخدم الإلغاء لتمرير ترسية لمورد مفضل.

14 العقود وأوامر الشراء(11)

14.1 الوثيقة الملزمة

لا يبدأ المورد التنفيذ قبل عقد أو أمر شراء صادر من المخول. يصلح أمر الشراء للسلع أو الخدمات المحددة متى احتوى الشروط اللازمة وقبول المورد، ولا يستبدل عقدًا تفصيليًا مطلوبًا بسبب المخاطر أو طبيعة الخدمة. تعتمد العربية مرجعًا عند ازدواج اللغة ما لم يقرر العقد خلاف ذلك بعد مراجعة قانونية.

14.2 البنود الأساسية

يحدد العقد أطرافه وصفاتهم وتفويضاتهم، وترتيب مستنداته، والنطاق والكميات والمخرجات، والقيمة والعملة والضريبة، والتسليم والقبول، والفوترة والدفع، والتغيير، والضمان والصيانة، والمسؤولية والتأمين، والسرية والبيانات، والملكية الفكرية، والمقاولة من الباطن، والتأخير والإنهاء والنزاع والإخطارات.

14.3 مراجعة الشروط

تراجع قانونيًا العقود غير القياسية أو الممتدة عبر السنوات أو ذات القانون الأجنبي والتحكيم أو البيانات الصحية أو التنازل عن الحقوق أو التعويض غير المحدود. لا يقبل الموظف شروط موقع إلكتروني نيابة عن الجمعية إذا تضمنت التزامًا غير مخول أو تجديدًا تلقائيًا غير مدروس.

14.4 التوقيع والحفظ

يتحقق من سلطة ممثل المورد ومن سلطة ممثل الجمعية وفق النظام الأساسي والقرار المختص. تحفظ النسخة الموقعة وملاحقها وسجل التوقيع الإلكتروني في ملف العقد، وتبلغ المالية ومالك العقد بشروط التنفيذ دون تعميم البيانات المقيدة.

15 الضمانات والدفعات المقدمة والتأخير(12)

15.1 تحديد الضمان

تحدد وثائق الدعوة والعقد نوع الضمان ومبلغه ومدته وصيغته وشروط تسييله وردّه، وفق النص المنطبق والمخاطر. لا تفرض نسبة ضمان ثابتة باعتبارها قانونية دون التحقق من السند. تتحقق المالية من صحة الضمان مباشرة من الجهة المصدرة، وتحتفظ بالأصل في عهدة مضبوطة.

15.2 الدفعة المقدمة

الأصل ربط الدفع بالتوريد المقبول. إذا لزمت دفعة مقدمة بسبب طبيعة السوق أو الخدمة، يثبت سببها وحدها وشروط استردادها وضمانها وقرار اعتمادها في العقد قبل الدفع. لا تعتمد فاتورة وحدها لصرف مقدم، ولا يغطى مقدم بعقد صوري أو ضمان غير متحقق منه.

15.3 متابعة الانتهاء

يسجل الضمان مع العقد وقيمته والبنك وتاريخ الانتهاء وتاريخ المطالبة ومهلة الإخطار. يفحص مالك العقد والمالية الضمانات شهريًا، مع تنبيه داخلي قبل 60 يومًا و30 يومًا. لا ينتظر الموظف تاريخ الانتهاء لطلب تمديد أو اتخاذ إجراء المطالبة.

15.4 التأخير والتعويض

تحدد المواعيد وأساس الغرامة أو التعويض وسقفه والجزء المتأخر وشروط الإعفاء في العقد بعد فحص النص المنطبق. لا تنقل نسبة من اللائحة التاريخية. عند انطباق المادة (76) المعدلة بقانون دبي (10) لسنة 2026 على توريد المواد، يطبق نصها الحالي، ولا تعمم أحكام المواد على الخدمات والأعمال بلا سند.

15.5 المطالبة أو الرد

يعد مالك العقد تقرير إخلال بالأدلة والمواعيد والضرر، ويعرض على القانونية والمالية وصاحب الاختصاص قبل المطالبة أو الخصم أو التسوية. لا يرد ضمان الأداء قبل القبول واستيفاء الالتزامات وانقضاء المدة المستحقة وفق العقد، ولا يتنازل عن حق مالي دون اختصاص.

16 إدارة التنفيذ والتغييرات والتجديد والإنهاء(13)

16.1 بدء التنفيذ

يفتح مالك العقد سجلًا للمراحل والمواعيد والمخرجات والمخاطر وجهات الاتصال، ويعقد اجتماع بدء عند تعقيد العملية. يبلغ المورد من يملك إصدار التعليمات الفنية ومن يملك تعديل العقد؛ التعليمات الفنية لا تمنح تفويضًا بزيادة السعر أو النطاق.

16.2 أمر التغيير

يرفق طلب التغيير بوصف الوضع الأصلي والتعديل وسببه وأثره المالي والزمني والفني ومجموع التغييرات السابقة والتمويل وتقييم الحاجة لإعادة المنافسة. يعتمد التغيير ويوقع قبل التنفيذ، ولا يستخدم لإضافة عمل مختلف جوهريًا أو تجاوز حد شراء. لا تفترض نسبة سماح عامة للتغيير دون سند.

16.3 التمديد والتجديد

يراجع التجديد قبل انتهاء العقد بوقت كاف من حيث الحاجة والأداء والسعر والبدائل والتمويل. التجديد ليس حقًا تلقائيًا للمورد، ولا يعالج انقضاء العقد بإرجاع تاريخ التوقيع. يتحقق من أثر تعدد السنوات وموافقة الجهة المختصة وفق المادة (52).

16.4 الإخلال والإنهاء

تسجل المخالفة ويخطر المورد بالمعالجة وفق العقد والنص المنطبق، مع خطة لاستمرار الخدمة وحماية بيانات الجمعية وأصولها. يراجع الإنهاء والتعويض والمقاصة قانونيًا، وتصدر القرارات من صاحب الاختصاص وتبلغ بالقناة المقررة. لا تصادر ممتلكات المورد أو تخصم مبالغ جزافية دون أساس.

17 المشتريات الطبية والرقمية والفعاليات(14)

17.1 الخدمات الصحية

يشترى الدعم الطبي أو الخدمة الصحية من منشأة ومهنيين مرخصين للنشاط المطلوب، بعد اعتماد المرجع الطبي المناسب للمواصفات ومعايير القبول. يفصل القرار الطبي عن اختيار المورد والسعر، وتحفظ بيانات الحالة بالحد الأدنى اللازم. لا يخول العقد الجمعية تشخيصًا أو وصفًا أو ممارسة صحية غير مرخصة.

17.2 الأجهزة والمستلزمات

يشترط الترخيص والتسجيل والاعتماد اللازم للمنتج والمورد، والصلاحية والتخزين والنقل والتتبع والاستدعاء حيث تنطبق. يراجع مختص طبي مؤهل الملاءمة والسلامة والتدريب والصيانة. لا يعتمد موظف إداري بديلًا طبيًا بسبب السعر وحده.

17.3 التقنيات والبيانات

تراجع تقنية المعلومات والأمن والخصوصية استضافة البيانات وموقعها والصلاحيات والتشفير والنسخ الاحتياطي والإبلاغ عن الحوادث والتصدير والحذف عند انتهاء الخدمة. تحدد ملكية الحسابات والبيانات والمخرجات، ومنع استخدام بيانات الجمعية للتدريب على الذكاء الاصطناعي دون سند وموافقة لازمة.

17.4 الفعاليات والخدمات المهنية

تحدد التصاريح ومسؤوليات السلامة والتأمين والإلغاء واسترداد المبالغ وحقوق الصور والنشر وإتاحة الوصول. يثبت في عقود الاستشارات نطاق المخرجات والحقوق والسرية، ويمنع تحويل وصف استشارة إلى علاقة عمل أو ممارسة مهنية منظمة دون معالجة قانونية صحيحة.

18 الاستلام والمخزون والأصول(15)

18.1 الاستلام المادي والفني

يسجل المستلم الكمية والحالة والأرقام التسلسلية والمستندات والتاريخ، دون اعتبار التوقيع على إذن الشحن قبولًا نهائيًا. يفحص المختص المطابقة للمواصفات والاختبارات والتدريب والضمان، ويحرر محضر قبول كلي أو جزئي أو رفض يبين النواقص والمهلة.

18.2 الخدمات والمراحل

يثبت إنجاز الخدمة بالمخرج أو التقرير أو سجل الأداء المتفق عليه، ويوقع مالك الخدمة على نتيجة التحقق. لا يكتفى بعبارة تم العمل أو بموافقة المورد على نفسه. تحدد قيمة الجزء المقبول وعلاقته بمرحلة الدفع دون إسقاط حق العيوب غير الظاهرة.

18.3 الرفض والحفظ

تعزل المواد المرفوضة أو غير الآمنة وتمنع من الاستخدام، ويخطر المورد بالمخالفة وطريقة الاستبدال أو الرد وفق العقد. يحفظ ما يلزم من صور وتقارير وأدلة مع مراعاة الخصوصية. لا يعتمد الاستلام على وعد شفوي بإكمال النقص.

18.4 القيد والعهدة

تقيد المواد المقبولة في المخزون أو سجل الأصول والعهد وفق تصنيف المالية، مع المستفيد من العهدة والموقع والحالة والضمان. تضبط حركات الصرف والرد والنقل والجرد وتطبق الإحالة الواردة بالمادة (61) بشأن المخازن. لا يخل الشراء بضوابط التخلص من الأصول أو شطبها في اللائحة المختصة.

19 الفواتير والدفع والسلفة(16)

19.1 المطابقة

تراجع المالية تطابق العقد أو أمر الشراء، ومحضر القبول، والفاتورة من حيث المورد والكميات والأسعار والضريبة والعملة والخصومات والدفعات السابقة. تفحص التكرار برقم الفاتورة والعقد والمبلغ، وتوقف الجزء المختلف لحين حسمه مع حفظ أثر المراجعة.

19.2 الضريبة والحساب

تتحقق المالية من صحة المعاملة الضريبية والفاتورة والرقم الضريبي وحق الاسترداد قبل التسجيل. لا تفترض أن كل شراء خاضع لنسبة 5% أو أن صفة النفع العام تعفي كل توريد. يحول الدفع إلى الحساب المتحقق منه، وتثبت الخصومات أو التسويات بمستند صحيح.

19.3 اعتماد الصرف

يعد مستند الصرف وفق اللائحة المالية والتفويض النافذ. تراعى متطلبات التوقيع المالي في المادة (58) من النظام الأساسي، ومنها توقيع الرئيس أو نائبه المفوض مع أمين الصندوق بحسب النص. لا تستبدل موافقة الترسية متطلبات التوقيع البنكي.

19.4 السلفة المستديمة

تقتصر السلفة على أغراضها وشروطها الواردة بالمادة (60): قرار المجلس بحد أقصى 5,000 درهم، وحد الفاتورة الواحدة 500 درهم للمهمات أو 500 درهم للخدمات والأعمال الصغيرة، دون تجزئة، وبمستندات أصلية وجرد أسبوعي في آخر يوم عمل. لا تستخدم للرواتب أو عقد يتجاوز شروطها، وتراجع التسوية والرصيد وفق اللائحة المالية.

20 تظلمات الموردين والمخالفات

20.1 التظلم الداخلي

يبين في الدعوة عنوان التقديم الداخلي. يقبل التظلم المكتوب المدعم بالأسباب والمستندات خلال خمسة أيام عمل من الإخطار بالقرار كمهلة تنظيمية داخلية، دون تقييد حق أو مهلة قانونية مقررة. يسجل وقت الاستلام ويخطر المورد باستلامه خلال يومي عمل.

20.2 الفحص والرد

يفحص التظلم عضو أو لجنة لم تتخذ القرار محل التظلم ولا تتعارض مصالحها، ويطلب الرد والأدلة دون كشف أسرار المنافسين. يصدر رد مسبب خلال عشرة أيام عمل داخليًا، ويبلغ المورد بأي تمديد مبرر وموعد الرد المتوقع.

20.3 أثر التظلم

يقدر صاحب الاختصاص الحاجة لتعليق الترسية أو التوقيع إذا ظهرت مخالفة جوهرية، مع مراعاة النص المحلي المنطبق واستمرار الخدمة. لا يعد تقديم التظلم إساءة تبرر استبعاد المورد من عمليات لاحقة، ولا يعد رفضه تنازلًا عن حق اللجوء للجهة المختصة.

20.4 الإبلاغ والجزاء

تحول شبهة المخالفة إلى المسار المختص وفق سياسات البلاغات والامتثال والجزاءات. يفرق بين خطأ إجرائي قابل للتصحيح وغش متعمد، ولا توقع عقوبة وظيفية أو استبعاد تعاقدي بغير اختصاص وإجراء موثق يتيح سماع الرد.

21 حفظ السجلات والرقابة وقياس الأداء(17)

21.1 ملف العملية

يحفظ لكل عملية رقم موحد يربط الطلب والتمويل والمواصفة والطريقة والدعوات والعروض ومحاضر الفتح والتقييم والتعارض والعناية الواجبة والترسية والعقد والتغييرات والقبول والفواتير والدفع والضمان والتظلم والإقفال. تستخدم نسخة أصلية معتمدة ويضبط الوصول والتعديل.

21.2 مدة الاحتفاظ

وفق المادة (8/6) من قرار مجلس الوزراء (5) لسنة 2025، لا تقل مدة السجلات الإدارية عن خمس سنوات والمالية عن عشر سنوات، ولا تتلف بعد المدة إلا بموافقة السلطة المختصة. تعتمد الجمعية داخليًا حفظ ملف الشراء المتكامل عشر سنوات على الأقل من إقفال العقد أو التسوية النهائية أيهما أحدث، وتمدد المدة عند وجود نزاع أو تحقيق أو التزام أطول.

21.3 المتابعة

تعرض الإدارة تقريرًا ربع سنوي يتضمن الإنفاق مقابل الخطة، والعمليات غير المنافسة وأسبابها، والتغييرات، والتأخر، والضمانات القريبة من الانتهاء، والتظلمات، وملاحظات التدقيق. يعرف كل مؤشر ببسطه ومقامه؛ تقاس نسبة التسليم في الموعد من العمليات المستحقة التي اكتمل التحقق منها ولا تستبعد المتأخرة لتجميل النتيجة.

21.4 إقفال العقد

يتحقق من القبول النهائي وتسوية الدفعات والضمانات والمطالبات وتسليم البيانات والأصول وتقييم المورد. يوقع محضر الإقفال من مالك العقد والمالية والمخول، وتوثق الدروس والإجراءات التصحيحية. لا يمحو الإقفال التزام الضمان أو السرية المستمر بموجب العقد.

22 التنفيذ والمراجعة والسجلات التابعة

22.1 بدء التطبيق

تكلف الإدارة مسؤولًا للشراء ومالكًا لكل عقد، وتستخدم النماذج المرفقة من أول عملية جديدة. تراجع العقود القائمة لتحديد المواعيد والضمانات والمخاطر دون تعديل حقوقها بأثر رجعي. يجرى تعريف العاملين بالمراحل والصلاحيات وطرق التوثيق.

22.2 المسائل التي تتطلب حسمًا

يتولى مسؤول الامتثال تحديد نطاق الإحالة المحلية في المادتين (59) و(61)، وطريقة المشتريات الصغيرة المعتادة خارج شروط السلفة والأمر المباشر، وأساس احتساب الضريبة في الحدود، وتفسير عقود الاستخدام عبر السنوات. كل منها يتطلب مراجعة قانونية موثقة؛ لا تتحول هذه المسائل إلى إعفاء تلقائي من الرقابة.

22.3 دورية المراجعة

تراجع اللائحة سنويًا وعند تغير التشريع أو النظام الأساسي أو ظهور ملاحظة تدقيق جوهرية. تعدل الأحكام باعتماد الجهة المختصة، وتحدث النماذج والمعادلات المرتبطة بها من المصدر نفسه. تكون التواريخ والتوقيعات داخل النماذج للوقائع الفعلية عند الاستعمال.

المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة

1. المرسوم بقانون اتحادي رقم (50) لسنة 2023 في شأن تنظيم مؤسسات النفع العام، ولائحته التنفيذية بقرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025. المصدر: المكتبة القانونية للجمعية؛ uaelegislation.gov.ae/ar/legislations/2792. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادتان (52) و(59).

2. النظام الأساسي لسنة 2026، المادتان (59) و(61)، من النسخة الفعلية المؤرخة 25.06.2026. قانون دبي رقم (12) لسنة 2020، المادتان (2) و(4)، وتعديله بالقانون رقم (10) لسنة 2026. المصدر الرسمي: dlp.dubai.gov.ae، عنوانا التشريعين المذكورين. نطاق الإحالة على الجمعية يتطلب مراجعة قانونية.

3. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادة (59). تجميع الاحتياج واحتساب القيمة الشاملة للضريبة احترازيًا ضوابط داخلية، ولا تعد تفسيرًا نهائيًا للأساس الضريبي للحدود النظامية.

4. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المواد (52) و(58) و(59). توزيع الأدوار وتكوين لجنة من ثلاثة أعضاء ضوابط داخلية، ولا يستبدلان التفويض الصادر عن الجهة المختصة.

5. المرسوم بقانون اتحادي رقم (10) لسنة 2025 بشأن مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب وتمويل انتشار التسلح، ولائحته التنفيذية بقرار مجلس الوزراء رقم (134) لسنة 2025؛ المكتبة القانونية، وأصل اللائحة: uaelegislation.gov.ae/ar/legislations/3857. سياسات الجمعية المعتمدة بشأن تعارض المصالح والامتثال والإبلاغ وحماية البيانات.

6. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادة (52)، واللائحة المالية للجمعية NABDA-FIN-001، أحكام الموازنة والمشتريات. دورية الثلاثة أشهر إجراء متابعة داخلي.

7. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادة (59)، من نص الوثيقة الفعلية بالمكتبة القانونية. شروط الأمر المباشر تراكمية. إجراءات تنفيذ الطرق تراعي الضوابط المحلية المنطبقة ولا تنشئ استثناءات جديدة.

8. المرسوم بقانون اتحادي رقم (10) لسنة 2025 بشأن مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب وتمويل انتشار التسلح، ولائحته التنفيذية بقرار مجلس الوزراء رقم (134) لسنة 2025؛ المكتبة القانونية، وأصل اللائحة: uaelegislation.gov.ae/ar/legislations/3857. سياسات الجمعية المعتمدة بشأن تعارض المصالح والامتثال والإبلاغ وحماية البيانات.

9. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادة (59)، من نص الوثيقة الفعلية بالمكتبة القانونية. شروط الأمر المباشر تراكمية. إجراءات تنفيذ الطرق تراعي الضوابط المحلية المنطبقة ولا تنشئ استثناءات جديدة.

10. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادة (59)، من نص الوثيقة الفعلية بالمكتبة القانونية. شروط الأمر المباشر تراكمية. إجراءات تنفيذ الطرق تراعي الضوابط المحلية المنطبقة ولا تنشئ استثناءات جديدة.

11. المرسوم بقانون اتحادي رقم (25) لسنة 2025 بإصدار قانون المعاملات المدنية؛ مواد الإصدار (1) إلى (3)، نافذ من 2026-06-01 ويلغي القانون رقم (5) لسنة 1985. المصدر: uaelegislation.gov.ae/ar/legislations/4011/download. النظام الأساسي، المادة (52).

12. قانون دبي رقم (10) لسنة 2026، المادة (1) المستبدلة للمادة (76) من القانون رقم (12) لسنة 2020 بشأن العقود وإدارة المخازن. المصدر: dlp.dubai.gov.ae، الجريدة الرسمية العدد (762) بتاريخ 2026-03-06. تطبيق النسب على الجمعية يستلزم حسم النطاق ونوع العقد.

13. المرسوم بقانون اتحادي رقم (25) لسنة 2025 بإصدار قانون المعاملات المدنية؛ مواد الإصدار (1) إلى (3)، نافذ من 2026-06-01 ويلغي القانون رقم (5) لسنة 1985. المصدر: uaelegislation.gov.ae/ar/legislations/4011/download. النظام الأساسي، المادة (52).

14. المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية، في نطاق انطباقه والاستثناءات الواردة فيه؛ القانون الاتحادي رقم (2) لسنة 2019 بشأن استخدام تقنية المعلومات والاتصالات في المجالات الصحية حيث ينطبق. تراخيص الجهة الصحية المختصة وسياسات الجمعية للبيانات والصحة والذكاء الاصطناعي.

15. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادة (61) بشأن حوكمة وإدارة المخازن والمستودعات، واللائحة المالية NABDA-FIN-001 بشأن الأصول والعهد والمطابقة.

16. النظام الأساسي المعتمد لسنة 2026، المادتان (58) و(60). المرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2017 بشأن ضريبة القيمة المضافة وتعديلاته ولائحته التنفيذية السارية، بحسب الحالة الضريبية الفعلية؛ المرجع الرسمي للمعاملة الضريبية: tax.gov.ae.

17. قرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025، المادة (8)، البند (6): حد أدنى خمس سنوات للإدارية وعشر سنوات للمالية، والإتلاف بموافقة السلطة المختصة. المصدر: uaelegislation.gov.ae/ar/legislations/2792/download. بدء حساب عشر سنوات من الإقفال ضابط احتفاظ داخلي أشد.