سياسة إدارة السياسات واللوائح

1 الغرض والنطاق

تنظم هذه السياسة دورة حياة السياسات واللوائح والإجراءات والنماذج في الجمعية، من تحديد الحاجة إلى الاعتماد والتعميم والمراجعة والإحلال. وتسري على المجلس واللجان والإدارة والعاملين المكلفين بإعداد الوثائق أو تطبيقها، بهدف منع العمل بنسخ متعارضة أو غير نافذة.(1)

2 المرجعيات والمسؤوليات

تقدم التشريعات السارية ومتطلبات الجهات المختصة، ثم النظام الأساسي في حدود توافقه معها، ثم قرارات الجمعية العمومية والمجلس ضمن اختصاص كل منهما، ثم السياسات المعتمدة. وتعامل الوثائق القديمة كمواد تاريخية إلى أن تحدد جهة الاختصاص ما يستمر منها أو يحل محله إصدار جديد.

يعتمد المجلس السياسات الداخلة في اختصاصه، ويحيل ما يخص الجمعية العمومية أو يستلزم موافقة السلطة المختصة إلى الجهة المعنية. ويتولى أمين السر سجل الوثائق والتعميم والمتابعة؛ ويتولى مالك كل سياسة صحة المحتوى والتنسيق مع الجهات المتأثرة. ولا يساوي فحص التنسيق اعتماد الحكم الموضوعي.(2)

3 الإعداد والتحقق والاعتماد

يحدد طلب الإصدار المشكلة والنطاق والمالك والوثائق المتأثرة. ويعد المالك نصًا قابلًا للتطبيق يبين المسؤوليات والخطوات والسجلات، ويربط كل حكم قانوني بمصدر محدد يمكن الرجوع إليه، مع الفصل بين الالتزام النظامي والضابط الداخلي الذي تقترحه الجمعية.

يفحص أمين السر اكتمال الوثيقة وتعارضها مع الوثائق القائمة، ويطلب المراجعة القانونية للمسائل غير المحسومة، والمراجعة الطبية للمعايير الطبية. ويرفع النص المحدد بإصداره إلى جهة الاعتماد مع بيان التغييرات وآثارها. ولا يحسم نقص السند القانوني أو الطبي باجتهاد إداري.

4 ضبط الإصدار والإتاحة

تخصص لكل وثيقة هوية ثابتة ورقم إصدار. ويسجل العنوان والمالك وجهة الاعتماد ومرجع القرار وتاريخ النفاذ ودورية المراجعة والوثائق التابعة. يبدأ نفاذ الوثيقة من تاريخ اعتمادها ما لم يحدد القرار تاريخًا آخر، ولا يغير تحديث الملف تاريخ نفاذ الحكم السابق.

يحفظ أمين السر نسخة Word الأصلية للنسخة المعتمدة؛ وتشتق منها نسخة PDF ونسخة Markdown المطابقتان، مع رقم الإصدار وبصمة الملفات والعلاقة بينها. ويبلغ المعنيين بالنسخة النافذة ومكانها والتغييرات المؤثرة، ويثبت استلام التعليمات أو التدريب بحسب طبيعة الدور.(3)

5 المراجعة والتعديل والإحلال

يراجع المالك الوثيقة سنويًا وعند تغير التشريعات أو النشاط أو ظهور حادث أو قصور. ويسجل نتيجة المراجعة حتى إن لم يقترح تعديلًا. وتخضع التغييرات التي تمس الحقوق أو المسؤوليات أو الضوابط لاعتماد الجهة المختصة قبل تعميمها.

يميز أمين السر النسخ الملغاة ويحفظها مع سند الإحلال؛ ويسحب إتاحتها للاستخدام التشغيلي دون إتلاف السجل التاريخي. وعند تعارض جوهري يوقف تطبيق الحكم محل التعارض ويصعد للجهة المختصة؛ ولا يمنح إجراء مؤقت استثناءً من القانون أو من اختصاص جهة أخرى.

6 السجلات والمتابعة

يتضمن سجل الوثائق الرمز والعنوان والإصدار والحالة والمالك وسند الاعتماد والنفاذ وموقع الحفظ والمراجعة المقبلة والوثيقة البديلة. ويتضمن طلب التغيير سببه والنص السابق والمقترح والمراجع والآثار والجهة التي فصلت فيه. ويتضمن سجل التعميم الإصدار والمستلمين وتاريخ الإبلاغ.

يرفع أمين السر إلى المجلس ملخص الوثائق المتأخرة في المراجعة والتعارضات والإجراءات التصحيحية. وتدار صلاحيات الوصول والاحتفاظ والإتلاف وفق السياسات المختصة؛ ولا تحدد هذه السياسة مددًا موحدة لجميع أنواع السجلات.

المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة

1. النظام الأساسي للجمعية لسنة 2026، المادة (20): وضع السياسات والحوكمة ومراجعتها. تنظيم دورة الإصدار في هذه الوثيقة ضابط داخلي تنفيذي.

2. النظام الأساسي للجمعية لسنة 2026، المادتان (20) و(24): اختصاصات المجلس وأمين السر وحفظ السجلات. لا تنقل السياسة اختصاصًا محفوظًا لجهة أخرى.

3. ضوابط داخلية لإدارة النسخ والتعميم والمراجعة؛ دورية السنة وصيغ الملفات ليست مددًا أو صيغًا مفروضة قانونًا بذاتها.