1 الغرض والنطاق
تضبط هذه السياسة إسناد الصلاحيات داخل الجمعية وتوثيق التفويض وفصل مراحل المعاملة، لمنع تجاوز الاختصاص أو اعتماد الشخص لعمله أو لمصلحته. وتسري على المجلس والرئيس ونائبه واللجان والإدارة والعاملين، وعلى القرارات المالية والإدارية وتمثيل الجمعية.(1)
2 حدود الاختصاص
تبقى الاختصاصات المحفوظة للجمعية العمومية أو للسلطة المختصة لديها، ولا ينقلها تفويض داخلي. ويعتمد المجلس مصفوفة السلطة ويحدثها ضمن اختصاصاته، ولا تعد هذه السياسة بذاتها تفويضًا لشخص معين أو إذنًا بالصرف أو بالتوقيع البنكي.
يراعى في تفويض اختصاصات المجلس المالية العمل المشترك للرئيس أو نائبه مع المسؤول المالي وفق النظام الأساسي. ويراعى في توقيع الشيكات والأوراق المالية ومستندات الصرف اشتراك الرئيس وأمين الصندوق وفق اختصاصاتهما، والحلول الصحيح للنائب ومتطلبات البنك والسلطة المختصة.(2)
3 إصدار التفويض
يقدم طلب التفويض مبينًا الحاجة والسند ونوع القرار والمدة والحدود والمخاطر. ويصدر التفويض كتابة من صاحب الاختصاص، مع تحديد المفوض إليه بصفته، ونطاق الأعمال والاستثناءات والتوقيع المنفرد أو المشترك وشروط رفع التقارير والإلغاء، وما إذا كان التفويض للغير مسموحًا.
يتحقق أمين السر من سند التفويض، ويتحقق أمين الصندوق من الحدود المالية والتوقيعات عند تعلقه بالمال. ويبلغ المفوض إليه بنسخته ويثبت قبوله للمهام. ولا تبدأ ممارسة سلطة تتطلب موافقة جهة خارجية أو تحديثًا بنكيًا قبل استكمال ذلك.(3)
4 الفصل بين مراحل المعاملة
تفصل قدر الإمكان أدوار طلب المعاملة وفحصها واعتمادها وتنفيذها وتسجيلها ومطابقتها. ولا ينفرد شخص بطلب نفقة واعتمادها وتنفيذ صرفها ومراجعتها. ولا يجوز للمفوض إليه اعتماد منفعة تخصه؛ ويطبق الإفصاح والتنحي مع إحالة القرار إلى صاحب صلاحية غير ذي مصلحة.
إذا تعذر الفصل الكامل لقلة العاملين، يوثق السبب ويقرر المجلس رقابة تعويضية، مثل مراجعة مستقلة قبل التنفيذ ومطابقة لاحقة بواسطة شخص آخر. ولا تعوض هذه الرقابة التوقيع المشترك أو الموافقة النظامية الواجبة. ويمنع تجزئة المعاملات أو تغيير وصفها للتحايل على الحدود.
5 مصفوفة السلطة وسجل التفويضات
تتضمن المصفوفة لكل نوع معاملة: مقدم الطلب، والفاحص، وصاحب الاعتماد، والمنفذ، والمراجع، والحد المالي عند وجوده، والتوقيعات المشتركة، وسند الصلاحية والموافقة الخارجية المطلوبة. وتدرج فيها الحدود المقررة فعلًا دون افتراض مبالغ جديدة.
يمسك أمين السر سجلًا برقم التفويض وسنده وتاريخه ونطاقه وصاحبه والمفوض إليه ومدته وحالته. ويربط التفويض بالمصفوفة والإخطارات والتقارير. وعند غياب سند أو تجاوز حد، توقف المعاملة وترفع لصاحب الاختصاص؛ ولا يعامل السكوت أو الممارسة السابقة كإذن.
6 الانتهاء والمساءلة والمراجعة
ينتهي التفويض بانقضاء مدته أو إلغائه أو زوال الصفة المرتبطة به، وفق سنده. ويثبت تسليم الأعمال وتحديث صلاحيات الأنظمة وإخطار البنك والجهات ذات الصلة عند اللزوم، مع حفظ أثر العمليات السابقة. ولا تستمر الصلاحية تلقائيًا لمجرد بقاء إمكانية الدخول التقني.
يراجع أمين السر وأمين الصندوق المصفوفة سنويًا وعند تغير الأدوار أو القرارات، ويرفعان التجاوزات للمجلس لاتخاذ الإجراء المختص. وتوثق المسائل العاجلة وما اتخذ بشأنها ضمن صلاحيات الرئيس وتعرض على المجلس في أول اجتماع؛ ولا تنشئ العجلة اختصاصًا غير مقرر.(4)
المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة
-
النظام الأساسي للجمعية لسنة 2026، المادة (20): اعتماد مصفوفة السلطة وتحديثها والتفويض في حدود اختصاص المجلس.
-
النظام الأساسي للجمعية لسنة 2026، المواد (20) و(21) و(22) و(23): التفويض المالي المشترك والتوقيع واختصاصات الرئيس ونائبه وأمين الصندوق.
-
النظام الأساسي للجمعية لسنة 2026، المادة (20): تحديد صلاحيات ممثل الجمعية وحق تفويض الغير. بيانات الطلب وضوابط الفصل والتسجيل إجراءات داخلية مكملة.
-
النظام الأساسي للجمعية لسنة 2026، المادة (21): المسائل العاجلة وعرضها على المجلس في أول اجتماع. المراجعة السنوية ضابط داخلي لهذه السياسة.