سياسة تعارض المصالح والإفصاح والتنحي

1 الغرض والنطاق

تحمي هذه السياسة نزاهة قرارات الجمعية وأموالها وثقة المستفيدين والمتبرعين. تسري على أعضاء الجمعية ومجلس الإدارة واللجان والموظفين والمتطوعين والمستشارين، عند مشاركتهم في أعمال الجمعية أو قراراتها. وتُطبَّق هذه السياسة استنادًا إلى التشريعات السارية — وفي مقدمتها المرسوم بقانون اتحادي رقم (50) لسنة 2023 في شأن تنظيم مؤسسات النفع العام ولائحته التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025 — وإلى النظام الأساسي للجمعية، ويُقدَّم الحكم الأعلى عند التعارض.(1)

2 حالات التعارض والمحظورات

ينشأ التعارض عندما تؤثر مصلحة خاصة، أو يحتمل أن تؤثر، في الحياد، أو تبدو للغير مؤثرة فيه. ويشمل المصلحة المالية أو المهنية، والملكية والشراكة، والقرابة بالنسب أو المصاهرة حتى الدرجة الرابعة. يجب الإفصاح أيضًا عن أي علاقة أخرى قد تؤثر في القرار.

يحظر استخدام المنصب أو المعلومات لتحقيق منفعة خاصة، وقبول هدية أو عمولة أو خدمة للتأثير في قرار، والمشاركة في تقييم أو اعتماد أو صرف يتعلق بمصلحة للشخص أو لأقاربه أو لجهة يرتبط بها. ولا يجيز الإفصاح فعلًا محظورًا. ويُستثنى من حظر الهدايا ما جرى العرف بتبادله من هدايا رمزية أو مجاملات معتادة لا يُقصد بها التأثير في قرار ولا تتجاوز قيمة يسيرة تحددها الجمعية، على أن تُقيَّد في سجل الهدايا.

3 الإفصاح والتوقف عن المشاركة

يقدم المشمول بالسياسة إقرارًا عند بدء دوره، ويجدده سنويًا ويحدثه فور نشوء مصلحة جديدة. وعند وجود حالة محددة، يبلغ أمين السر ورئيس الجهة التي تنظر الموضوع كتابة قبل أي مشاركة، ويبين العلاقة والمنفعة والموضوع والأطراف المعنية. ويقبل الإفصاح عبر البريد الرسمي مع حفظه في السجل.

يتوقف صاحب المصلحة فورًا عن الاطلاع غير اللازم والمناقشة والتقييم والتصويت والتوقيع أو التأثير في الآخرين بشأن الموضوع، إلى أن تبت الجهة المختصة في الحالة. ويثبت الإفصاح عند بدء مناقشة البند ولو سبق تقديمه كتابة.(2)

4 دراسة الحالة واتخاذ القرار

يتولى رئيس الجهة المختصة بالموضوع دراسة الإفصاح مع الأعضاء غير ذوي المصلحة؛ وترفع الحالات المتعلقة بالمجلس أو المتنازع عليها إلى مجلس الإدارة دون مشاركة صاحب المصلحة. وإذا تعلق التعارض بالرئيس، يتولى نائبه غير ذي المصلحة إدارة البند، دون أن يمنحه ذلك صلاحية اعتماد ليست له.

تحدد الجهة المختصة الإجراء كتابة: انتفاء التعارض مع بيان السبب، أو التنحي وتعيين بديل مستقل، أو وقف المعاملة إذا تعذر ضبط التعارض. ولا تعتمد معاملة ذات طرف مرتبط إلا إذا كانت جائزة أصلًا، وثبتت مصلحة الجمعية وعدالة الشروط، واستوفيت الصلاحيات والموافقات المقررة.

يغادر صاحب المصلحة مناقشة البند والتصويت عليه. ويوثق أمين السر الإفصاح والخروج والعودة وأسماء المشاركين وقرار المعالجة وأسبابه. وتراجع صحة النصاب والتصويت وفق النظام الأساسي؛ وإذا أدى التنحي إلى إشكال في صحتهما، يوقف البند ويحال للمراجعة القانونية ولا يحسم باجتهاد الحاضرين.

5 السجل وسرية الإفصاحات

يمسك أمين السر سجل تعارض المصالح، ويخصص لكل حالة رقمًا يتضمن تاريخ الإفصاح، وصفة المفصح، والأطراف والعلاقة والمنفعة، والمعاملة، وإجراء التنحي، وصاحب قرار المعالجة وتاريخه وأسبابه، والبديل المكلف ونتيجة المتابعة. ويربط السجل بالإقرار والمراسلات ومحضر الاجتماع. وتُعِدّ الجمعية سنويًا بيانًا بالأعمال والعقود التي لأحد أعضاء مجلس الإدارة أو الموظفين القياديين أو أي شخص ذي علاقة بهم مصلحة فيها، يتضمن الأسماء وطبيعة العمل أو العقد وشروطه ومدته وقيمته؛ فإن لم توجد أعمال أو عقود من هذا القبيل وجب الإفصاح عن ذلك.

تقصر إتاحة الإفصاحات على المكلفين بالمعالجة والرقابة والجهات المختصة. وتحفظ مع سجلات القرار وفق مدد الاحتفاظ الواجبة، ويوقف إتلافها عند وجود شكوى أو تحقيق أو نزاع. ويمنع تضمين السجل بيانات صحية أو شخصية لا تلزم لإثبات التعارض، وتُعالَج البيانات الشخصية وفق المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 في شأن حماية البيانات الشخصية.

6 الإبلاغ والمساءلة والمراجعة

ترفع المخالفة إلى أمين السر ورئيس المجلس، أو إلى نائب الرئيس إذا تعلق البلاغ بأحدهما. يمنع الانتقام من المبلغ حسن النية. تفحص الوقائع بسرية، ويسمع رد المعني، وتتخذ الجهة صاحبة الاختصاص الإجراءات وفق النظام الأساسي والأنظمة المعمول بها؛ ولا تقرر هذه السياسة جزاءً تلقائيًا أو تعزل عضوًا بذاتها. وتوافي الجمعية السلطة المختصة بما تطلبه من بيانات ومستندات بشأن حالات التعارض الجوهرية، وفق ما تقتضيه التشريعات السارية.

يراجع أمين السر تطبيق السياسة سنويًا ويعرض نتائج المتابعة والتعديلات على المجلس. وتتكامل مع لوائح المجلس واللجان والمشتريات والمساعدات والموارد البشرية وحماية البيانات؛ ولا يجوز لأي إجراء تابع تخفيف حظر مقرر في مصدر أعلى.

المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة

1. النظام الأساسي المعتمد للجمعية لسنة 2026، المواد (10) و(20) و(73) و(74). تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى

2. النظام الأساسي المعتمد للجمعية لسنة 2026، المادتان (20) و(73)؛ الإفصاح والتنحي والسجل ضوابط تنفيذ لا تعدل النصاب أو الاختصاص. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى