1 الغرض والمسؤولية
تحمي السياسة ممتلكات الجمعية والأجهزة والتجهيزات والمخزون والعهد، من الاستلام إلى الاستبعاد. يعين مسؤول حفظ وسجل، ويظل حامل العهدة مسؤولًا عن الاستخدام المأذون والإبلاغ عن الفقد والتلف، دون تقرير مسؤولية مالية تلقائية قبل التحقيق.(1)
2 التسجيل والتسليم
يسجل الأصل برمز فريد ووصف ورقم مسلسل وتاريخ وقيمة اقتناء ومصدر تمويل وموقع وحالة وحامل عهدة وضمان. يحدد أمين الصندوق المعالجة المحاسبية والإهلاك وفق اللائحة المالية. تسلم العهدة بمحضر يبين الملحقات والحالة وقيود النقل والاستخدام.
يثبت المخزون بكميات ووحدات موحدة وحركات استلام وصرف وإرجاع مرقمة، وتفصل الأصناف غير الصالحة أو منتهية الصلاحية. لا تحفظ أو توزع أدوية أو أجهزة طبية بما يتطلب ترخيصًا غير متوافر؛ يحال ذلك لمقدم مرخص وتطبق شروط التخزين المنطبقة.
3 الاستخدام والحماية
يقتصر الاستخدام على أغراض الجمعية، وتمنع الإعارة أو النقل أو البيع دون موافقة. تضبط مفاتيح المخزن والوصول، وتحفظ الأجهزة بوسائل أمان وتحديث ونسخ احتياطي. تراعى قيود المانح وعدم تحويل الأصل المقيد لغرض آخر دون الموافقة اللازمة.(2)
4 الجرد والفروق
يجري جرد دوري وجرد سنوي شامل، وعند التسليم أو الاشتباه، بواسطة أشخاص مستقلين عن الحفظ متى أمكن. تقارن الموجودات بالسجل وتوثق الفروق والأسباب والتوصيات دون تعديل يخفي العجز. ترفع الفروق للمجلس أو صاحب الصلاحية للتحقيق والتسوية.
تطابق الأصول مع الأستاذ المحاسبي والعهد مع حامليها، ويؤكد المخزون الفعلي والمنصرف والمتبقي. أما جرد السلفة الأسبوعي فتطبقه سياسة الخزينة. المواعيد الإضافية هنا رقابة داخلية ولا تلغي الضوابط الحكومية المحال إليها بالنظام الأساسي.
5 الصيانة والاستبعاد
تسجل الصيانة والأعطال والتأمين والضمان ويقيّم الإصلاح مقابل الاستبدال. يعد طلب استبعاد مسبب بتقييم فني وقيمة تقديرية وطريقة التصرف والموافقات وقيود المانح. يمحى المحتوى الرقمي بأمان قبل خروج الجهاز، وتوثق عملية البيع أو الإتلاف أو التبرع المشروع.
6 التسليم والاحتفاظ
تسترد العهد عند انتهاء الخدمة أو التطوع أو المشروع، ويثبت تسليم البيانات والمفاتيح. يحتفظ بسجل الأصول والجرد والتسويات والتصرفات ضمن المدد المالية. تحديد الضوابط الحكومية المحلية المحال إليها بالمادة (61) يتطلب مراجعة قانونية قبل اعتماد إجراء خاص يخالفها.
المراجع الواردة في الوثيقة المعتمدة
-
النظام الأساسي المعتمد للجمعية لسنة 2026، المواد (23) و(60) و(61). تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.
-
قرار مجلس الوزراء رقم (5) لسنة 2025، اللائحة التنفيذية لتنظيم مؤسسات النفع العام، المادة (8) بشأن سجل الأصول ومحاضر الجرد. تحدد هذه الوثيقة ضوابط التنفيذ الداخلية دون تعديل اختصاص أو اشتراط قانوني أعلى.